Traduit de l’anglais par Julie Durban

La pandémie de coronavirus a accentué la demande d’outils numériques liés à la productivité et, dans une certaine mesure, a également rendu les travailleurs plus conscients du fardeau que représentent les réunions improductives.

Alors que les équipes étaient contraintes de travailler à distance jour après jour, beaucoup ont réalisé la nécessité de créer des espaces numériques informels pour la planification de projets et les échanges d’idées en amont ou en aval des réunions. Dans le même temps, les risques de manquer d’informations et de mal communiquer ont augmenté, surtout dans les entreprises qui n’avaient pas mis en place d’infrastructure numérique pour le télétravail avant le confinement.

Tous ces facteurs ont conduit les employés à considérer les solutions de productivité numérique comme une nécessité plutôt que comme un bienfait. Certains de ces nouveaux outils s’attaquent à un pan incontournable de la vie professionnelle et de la vie privée : l’organisation de réunions.

Les réunions mal organisées ou l’épine dans le pied du travail moderne

Qui n’a jamais eu le sentiment, une à plusieurs reprises dans sa carrière, d’assister à une réunion qui ne le concernait pas directement ou à laquelle il n’avait pas grand-chose à apporter ? Une séance improductive occasionnelle peut sembler anodine, mais à l’échelle de l’entreprise, elle peut entraîner des pertes importantes de temps, de motivation et de productivité.

Une étude publiée par Doodle a estimé le coût des réunions mal organisées en 2019 à près de 399 milliards de dollars aux États-Unis et 58 milliards de dollars au Royaume-Uni. En outre, 44 % des participants à l’étude ont déclaré que les réunions mal organisées les empêchaient d’avoir suffisamment de temps pour faire le reste de leur travail et 38 % ont déclaré que ces situations entraînaient une perte de concentration dans les projets.

Heureusement, un certain nombre de startups technologiques ont fait leur entrée sur le marché avec des outils et des ressources pour faciliter l’organisation des réunions et améliorer leur efficacité.

L’assistant numérique pour triompher des réunions improductives

Parmi ces nouveaux arrivants, la startup française Aster (anciennement Entrup) a créé un assistant numérique pour améliorer l’organisation des réunions.

Aster permet aux utilisateurs de dresser l’ordre du jour, de collecter et de partager des documents pertinents à la tenue de la réunion ainsi que de créer des comptes rendus à envoyer directement aux participants, le tout au sein du même outil. De plus, cette solution permet aux employés de suivre différentes réunions et de consulter les notes des réunions précédentes qui ont couvert le même sujet (ce qui évite aux employés d’avoir à passer au crible des fils de discussion ou de mails confus).

Elle est accessible via une plateforme SaaS ou directement via les outils de collaboration répandus comme Google Suite et Microsoft 365.

Toutes ces fonctionnalités permettent de s’assurer que tous les participants à une réunion connaissent l’objectif de la session, y sont parfaitement préparés et sont en mesure de quitter la réunion en ayant à l’esprit les prochaines étapes. La solution de la startup Aster peut ne pas sembler révolutionnaire, mais peut faire une grande différence en termes de productivité en prévenant des lacunes de connaissances ou de compréhension.

Si les équipes peuvent prendre de meilleures décisions et améliorer la communication interne, ces effets positifs pourront conduire à un gain de temps et à une amélioration des résultats, qui eux-mêmes se traduiront par une réduction des coûts et une augmentation des bénéfices. En ce sens, la suppression des réunions improductives prend des airs de révolution douce.

Toucher les étoiles

Aster (« étoile » en latin) brille de mille feux dans la constellation des jeunes pousses de productivité. En effet, elle a connu une bonne traction, en signant plusieurs grandes entreprises comme Engie. En février 2020, elle a également clôturé un second tour de financement de 1,2 million d’euros avec la participation de Kreaxi et de Crédit Agricole Création, entre autres.

Lorsque Early Metrics a noté la startup, en novembre 2019, l’analyse a mis en évidence les principales forces d’Aster, à savoir l’expertise technique de l’équipe dirigeante et sa solide connaissance du marché des environnements de travail numériques, en phase avec les besoins du projet. Les fondateurs ont également fait preuve d’une compréhension lucide de leurs forces et faiblesses ainsi que de leur positionnement par rapport à la concurrence. Toutes ces qualités, renforcées par un développement commercial solide et un vaste marché adressable, ont contribué à placer Aster dans le top 10 % des plus de 3 000 startups évaluées pour leur potentiel de croissance.

En somme, Aster incarne le parfait exemple d’une technologie qui permet aux salariés de passer moins de temps à des tâches subalternes et plus de temps à un travail utile. Loin de remplacer les travailleurs ou les méthodes de travail, cet outil de productivité permet aux employés de bureau d’assister à des réunions qui servent leurs projets plutôt que de les entraver. Avec l’accélération de la transformation numérique des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, on peut espérer que les méthodes de travail évolueront pour le mieux et que les réunions mal organisées appartiendront bientôt au passé.